Tags:
Những cách quản lý email hiệu quả
Không để tồn đọng quá nhiều email mà cần giải quyết dứt điểm, thiết lập các bộ lọc và chế độ lưu trữ phù hợp cho thông tin quan trọng.
Hạn chế thư rác
Hiện có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email, nên chọn hòm thư của những hãng tích hợp bộ lọc thư rác (spam) để tin nhắn quan trọng không bị "chìm nghỉm" trong những email quảng cáo vô bổ.
Xử lý dứt điểm
Đọc email theo tứ tự từ trên xuống dưới, mở từng thư ra và xử lý ngay. Khi đó cần lập tức đưa ra quyết định như trả lời ngay cho người gửi thư, đưa vào danh sách các việc cần làm, chuyển tiếp thông tin cho đồng nghiệp, lưu trữ hay xóa email không cần thiết. Kết thúc email nhanh chóng để bắt tay giải quyết email khác. Cần tạo thói quen xử lý dứt điểm và đừng chần chừ để email tồn đọng.
Phân loại nhóm
Cần tạo quy tắc hoặc thư mục để tập trung vào một chỗ những email của từng đối tác hay từng công việc cụ thể. Điều này giúp bạn dễ dàng hình dung luồng thông tin, tìm kiếm email và trả lời nhanh chóng.
Lập danh sách ưu tiên
Đừng "nhồi nhét" quá nhiều email vào danh sách các việc cần làm. Thay vào đó, ngồi xem kỹ các nội dung thiết yếu rồi thiết lập danh sách những email cần ưu tiên giải quyết trước. Có thể lập danh sách đơn giản bằng cách viết ghi chú lên tờ giấy dán cạnh màn hình máy tính hoặc lưu trên laptop.
Tạo email phụ
Khi đăng ký thông tin tại những trang web mua sắm hay dịch vụ, hộp thư người dùng sẽ nhanh chóng bị "dội bom" tin nhắn quảng bá. Có thể tạo quy tắc để lưu trữ những email này vào một thư mục riêng. Tuy nhiên tốt nhất nên tạo mới một địa chỉ email dành riêng cho việc đăng ký nhận những tin khuyến mãi.
Tạo mục câu hỏi thường gặp
Để hạn chế những email có các câu hỏi phổ biến hoặc lặp đi lặp lại, cần viết mục câu hỏi thường gặp (FAQ) trên trang web của công ty bạn dựa trên những gì khách hàng hỏi nhiều nhất. Nhờ vậy khi nhận được tin nhắn hỏi câu hỏi tương tự, thay vì tốn nhiều thời gian trả lời, bạn có thể đơn giản hướng người gửi đến trang web có sẵn thông tin phúc đáp.
Quyết đoán
Nhiều người lo lắng có nên xóa email hay không vì sợ nếu đã xóa đi thì muốn tìm lại những thông tin cần thiết sẽ không còn nữa. Thế nên hòm thư cứ luôn dồn ứ và đầy dung lượng cho phép. Vì vậy cần chọn chọn các email quan trọng và trả lời rồi lưu trữ các email này. Còn những thư khác cần "mạnh tay" dọn sạch sẽ.
Trả lời ngắn gọn
Sau khi đã lọc các email cần được trả lời, đừng cố viết câu trả lời dài dòng. Xác định rõ nội dung cần phúc đáp, sau nó trả lời một cách ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Những điều quan trọng có thể làm nổi bật bằng các gạch đầu dòng.
Theo Vnexpress
Ý kiến của bạn
Ngân hàng Nhà nước sắp đấu thầu vàng miếng, người dân 'nín thở' chờ vàng xuống giá
Sản phẩm - Dịch vụ - 11 phút trướcGĐXH - Sau thông tin Ngân hàng Nhà nước sẽ đấu thầu vàng miếng ngày 22/4 sắp tới đây, tình hình giá vàng đang có nhiều biến động. Người mua lẫn người bán "nín thở" chờ thị trường ổn định.
Giá vàng hôm nay 20/4: Bảo Tín Minh Châu, DOJI, PNJ, SJC duy trì giá mua vàng nhẫn ở mức cao
Giá cả thị trường - 2 giờ trướcGĐXH - So với mở cửa phiên giao dịch hôm qua, giá vàng nhẫn được Bảo Tín Minh Châu điều chỉnh tăng 280.000 đồng/lượng cả hai chiều mua vào và bán ra.
Chung cư sốt giá, để đảm bảo quyền lợi người mua nhất định phải lưu ý tới những điều này
Sản phẩm - Dịch vụ - 4 giờ trướcGĐXH - Giá chung cư ở Hà Nội đang tăng nóng, để bảo vệ quyền lợi, tránh những rủi ro khó lường, người mua nhà trong giai đoạn này nhất định phải cân nhắc thật kỹ.
Cận cảnh xe ga 125cc đẹp hơn Vario, rẻ như Vision sẽ thay thế Honda Air Blade
Giá cả thị trường - 4 giờ trướcGĐXH - Xe ga 125cc của Suzuki vừa chính thức gia nhập thị trường với giá bán rẻ như Honda Vision, chắc chắn sẽ là đối thủ nặng ký cạnh tranh thị phần với Honda Vario và Air Blade.
Chung cư Hà Nội bị thổi giá, người mua bỏ ý định 'phải mua luôn và ngay'
Sản phẩm - Dịch vụ - 4 giờ trướcQuyết định không mua nhà nữa hoặc chuyển hướng tìm ở khu vực xa trung tâm hơn để kỳ vọng giá nhà sẽ rẻ, phù hợp với tài chính… đang là lựa chọn của không ít người.
Biệt thự, liền kề ở Hà Nội tăng giá mạnh
Giá cả thị trường - 7 giờ trướcCùng với sự tăng giá của nhà chung cư, sau thời gian dài chững lại, từ đầu năm nay, giá biệt thự, liền kề trên thị trường Hà Nội cũng tăng mạnh.
'Cây xăng di động' bán giá cắt cổ, mọc trên vỉa hè Hà Nội
Bảo vệ người tiêu dùng - 21 giờ trướcCứ mỗi khi cây xăng trên đường Giải Phóng (quận Đống Đa, Hà Nội) ngừng bán để nhập hàng thì những "cây xăng di động" này lại mọc lên, bán giá đắt hơn hẳn quy định.
Gen Z chi bao nhiêu tiền cho các dịch vụ đăng ký trên Internet mỗi tháng?
Sản phẩm - Dịch vụ - 22 giờ trướcGĐXH - Trong bối cảnh công nghệ và mạng xã hội đang ngày càng phát triển, Gen Z (sinh từ năm 1997 đến năm 2012), thế hệ của những công dân thời đại kỹ thuật số càng thêm ưa chuộng các gói dịch vụ trả phí để tối ưu trải nghiệm cá nhân.
Biết nầm lợn đông lạnh nhiều 'không', tiểu thương vẫn nhập giá rẻ, chứa trữ để bán dần
Bảo vệ người tiêu dùng - 1 ngày trướcGĐXH - Ngày 19/4, Tổng cục QLTT cho biết, lực lượng chức năng vừa phát hiện hơn 2 tấn nầm lợn và thực phẩm đông lạnh khác trên địa bàn Hà Nội và Lào Cai.
Đất sốt giá, nhiều người dân Hà Nội mong chờ cấp sổ đỏ cho đất không giấy tờ
Sản phẩm - Dịch vụ - 1 ngày trướcGĐXH - Trong tình hình đất sốt giá, với nhiều người dân, một trong những nội dung nhận được sự quan tâm lớn Luật Đất đai sửa đổi lần này là Luật cho phép cấp giấy sổ đỏ cho các trường hợp không giấy tờ mốc trước 1/7/2014. Song để có sổ đỏ trong tay thì còn vẫn nhiều việc phải làm.
Một ngân hàng 'chơi lớn' có lãi suất cao hơn 9% khi gửi tiết kiệm 12 tháng
Giá cả thị trườngGĐXH - Lãi suất tiết kiệm kì hạn 12 tháng trong hệ thống ngân hàng dao động quanh ngưỡng 4,3 - 9,5%/năm, trong đó PVcombank có lãi trên 9%/năm khi đáp ứng đủ điều kiện.
