Hà Nội
23°C / 22-25°C

13 bí quyết giúp quản lý thời gian hiệu quả

Chủ nhật, 09:37 09/08/2015 |

Quản lý thời gian chính là quản lý bản thân, nghĩa là làm cho những cam kết của bản thân trở nên có tổ chức hơn, duy trì mức độ tập trung và sử dụng thời gian của bạn sao cho có lợi nhất.

Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn trở nên chủ động với thời gian của mình:

1. Duy trì danh sách công việc

Tạo ra một danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên. Bao gồm những việc cần làm gấp và việc chưa cần làm gấp để bạn sẽ không bao giờ phải quên hay bỏ sót bất cứ việc gì. Mang theo bên mình danh sách này, hoặc là lưu trong điện thoại hay sổ tay làm việc. Ngoài ra, việc cần nhớ là hãy cụ thể hóa dự án hay nhiệm vụ phải làm bằng những hành động cụ thể.

2. Xác định rõ thời gian

Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất. Nếu thứ tự công việc phải làm không quan trọng thì bạn có thể hoàn tất được việc nào đó khi phải lấp đầy khoảng thời gian trống bất ngờ. Chẳng hạn như bạn có thể tra cứu thông tin trên internet tại văn phòng trong khi phải chờ đợi một cuộc họp nào đấy.

3. Đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trọng chúng

Hãy thực thế về việc đề ra hạn chót cho những công việc phải làm của mình. Sự thật là bất cứ nhiệm vụ nào đều có thời lượng thực hiện của riêng nó. Có bao giờ bạn để ý thấy rằng bạn thường hoàn tất những công việc giấy tờ, phân nhiệm vụ và quyết định rất chớp nhoáng vào ngày cuối cùng trước khi đi nghỉ mát đâu đó không? Dù là khi chạy nước rút, chúng ta có khuynh hướng làm xong khá nhiều việc, nhưng sẽ bớt căng thẳng hơn và chuyên nghiệp hơn nếu bạn đề ra và theo sát kế hoạch hành động của mình.

4. Sử dụng thời gian thật khôn ngoan

Hãy truy nhập vào hệ thống email vào những lần nhất định trong ngày và để điện thoại trả lời tự động để bạn có thể có được 1-2 tiếng tập trung mỗi ngày. Nếu có thể, đừng mở email nếu bạn không có thời gian cho nó

5. Hãy trật tự và ngăn nắp

Hãy sắp xếp lại bàn làm việc của bạn, những hồ sơ, email sao cho dễ dàng tìm thấy nhất. Việc tìm kiếm thông tin hay hồ sơ thất lạc thường tiêu tốn rất nhiều thời gian.

6. Tránh sự ngắt quãng

Nếu phòng bạn có cửa, đôi lúc hãy đóng nó lại. Chính sách “luôn mở rộng cửa” với nhân viên sẽ thất bại nếu như bạn không có thời gian lắng nghe những câu hỏi thắc mắc của họ và giải đáp. Nếu đồng sự của bạn đến bàn khi bạn quá bận rộn, hãy đề nghị anh/cô ấy xếp 1 thời điểm khác để nói chuyện.

Ảnh minh họa

7. Cùng cộng tác

Các cộng sự của bạn cũng mong muốn bạn sẽ hoàn thành công việc đúng thời hạn, cho nên, bạn phải nhớ tránh bất kỳ sự trì hoãn nào. Bạn cũng mong muốn họ như vậy đối với bạn. Để an toàn nhất, hãy kéo thêm chút thời gian vào hạn cuối của mỗi dự án để phòng trừ những trường hợp bất khả kháng.

8. Tránh những giám sát không cần thiết

Nếu bạn đã giao trách nhiệm hay phân bổ việc cho người nào đó, hãy để họ đảm trách trừ khi bạn có nhiệm vụ là phải theo sát họ. Quá nhiều người cứ lãng phí thời gian quý báu của mình để lắng nghe hay đọc báo cáo về dự án của người khác. Nếu việc của đồng nghiệp không tác động trực tiếp đến công việc hàng ngày, tiến độ công việc hay mục tiêu nghề nghiệp của bạn thì hãy biểu đạt sự quan tâm đó bằng một cuộc nói chuyện mang tính hỗ trợ vào một thời điểm thích hợp.

9. Hủy bỏ những cuộc họp thường nhật

Hãy xác định sự cần thiết của những cuộc họp. Nếu cần thiết, hãy lên lịch và theo sát bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Nếu sự hiện diện của bạn thật sự không cần thiết lắm cho toàn bộ tiến trình cuộc họp hãy gặp riêng cấp trên của bạn để xin phép dành thời gian làm những việc cần thiết hơn.

10. Giữ vững tiến độ

Trau dồi sắc bén các kỹ năng của bạn bằng cách luôn đảm nhận ít nhất 1 dự án công việc trong suốt thời gian. Thậm chí, 2-3 dự án sẽ tốt hơn nữa. Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ giúp cho tâm trí bạn luôn chủ động và tầm nhìn của bạn sẽ sáng suốt

11. Lựa chọn dự án một cách cẩn thận

Phải bảo đảm rằng dự án bạn đảm nhận mang lại lợi ích cho công ty và tận dụng hết được những kỹ năng của bạn. Có thể có nhiều lý do chính đáng để từ chối đảm nhận thêm việc và những người làm việc chuyên nghiệp thường biết cách nói “Không”. Hãy tự hỏi: “Liệu dự án này có giúp phát triển sự nghiệp của tôi?”, “Tôi có thể cam kết đủ thời gian để hoàn thành nó đúng hạn?” Bạn sẽ được nhiều người nể trọng nếu biết công tác với một đồng sự để kỹ năng làm việc của hai người có thể bổ sung cho nhau hơn là bạn nhận thêm việc, tự đè nặng trách nhiệm thêm trên vai trong khi sức lực và thời gian không cho phép dẫn đến quá tải.

12. Không trì hoãn

Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường tình ở mỗi con người. Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời gian hợp lý cho những việc ít thú vị. Vì dụ, nếu bạn không thích làm việc với những con số, hãy làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng khi bạn đang sảng khoái và sẽ ít bị phân tâm nhất.

13. Tự thưởng

Quản lý thời gian không hoàn toàn là quản lý công việc mà còn bao gồm cả việc sắp xếp thời gian để thư giãn và nạp lại năng lượng cho bản thân. Hãy lên kế hoạch tự thưởng cho mình mỗi khi hoàn thành 1việc nào đấy. Cụ thể như thưởng cho mình 1 ly cafe khi bản báo cáo chi tiết kỹ thuật hay lên kế hoạch 1 kỳ nghỉ thú vị khi 1 sản phẩm được tung ra.

Theo Dân trí

Bình luận
Xem thêm bình luận
Ý kiến của bạn
Cách bố trí góc làm việc lý tưởng cho căn hộ diện tích nhỏ

Cách bố trí góc làm việc lý tưởng cho căn hộ diện tích nhỏ

- 1 giờ trước

Tham khảo bài viết dưới đây để có thể nắm bắt được cách bố trí góc làm việc lý tưởng nếu bạn đang ở trong một căn hộ có diện tích nhỏ.

Gia đình ở Hà Nội chi 1,5 tỷ đồng làm nội thất phong cách Nhật Bản

Gia đình ở Hà Nội chi 1,5 tỷ đồng làm nội thất phong cách Nhật Bản

Không gian sống - 18 giờ trước

Căn nhà là không gian nghỉ ngơi, thư giãn cuối tuần của gia chủ. Màu sắc chủ đạo trắng ngà kết hợp với màu vàng cát và sơn giả bê tông đem lại không gian mộc mạc, ấm áp.

4 cây cảnh nên trồng ở ban công vừa đẹp vừa dùng pha trà uống, chế biến món ăn tốt cho sức khỏe

4 cây cảnh nên trồng ở ban công vừa đẹp vừa dùng pha trà uống, chế biến món ăn tốt cho sức khỏe

- 20 giờ trước

GĐXH – Người xưa vẫn có câu ‘trồng hoa 1 năm, dưỡng người cả đời’, mọi người có thể lựa chọn 4 cây cảnh nên trồng ở ban công này. Chúng không chỉ trang trí làm đẹp ban công mà còn dùng pha trà, uống vào tốt sức khỏe.

Bất ngờ với 4 cách dễ nhất để trang sức phong thủy phát huy công dụng về sức khỏe, tình yêu, tài lộc

Bất ngờ với 4 cách dễ nhất để trang sức phong thủy phát huy công dụng về sức khỏe, tình yêu, tài lộc

- 1 ngày trước

GĐXH – Trang sức phong thủy rất được phái đẹp ưa chuộng, bởi ngoài đẹp thẩm mỹ còn có ý nghĩa phong thủy là hộ thân, cầu may… Chuyên gia phong thủy - Master Phùng Phương hướng dẫn 4 cách dễ nhất giúp trang sức phong thủy phát huy công dụng hỗ trợ về sức khỏe, bình an, may mắn, tài lộc...

Bạn sẽ không phải lo lắng về việc nhà nữa nếu như có 6 món đồ này trong tay

Bạn sẽ không phải lo lắng về việc nhà nữa nếu như có 6 món đồ này trong tay

Mẹo vặt - 1 ngày trước

Có một số vật dụng thực sự khiến mọi người khó chịu nếu không có chúng.

Thợ chuyên nghiệp hướng dẫn cách dùng điều hoà vừa tiết kiệm, vừa mát: Vì đâu khiến nhiều người thắc mắc?

Thợ chuyên nghiệp hướng dẫn cách dùng điều hoà vừa tiết kiệm, vừa mát: Vì đâu khiến nhiều người thắc mắc?

Không gian sống - 2 ngày trước

Vào mùa hè hay những ngày nắng nóng cao điểm, việc dùng điều hoà thế nào cho vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm là quan tâm của nhiều người.

Bí kíp "chuyên gia" chọn chăn ga gối khách sạn 5 sao đẹp, sang chảnh

Bí kíp "chuyên gia" chọn chăn ga gối khách sạn 5 sao đẹp, sang chảnh

- 2 ngày trước

Bạn đã từng trải nghiệm giấc ngủ êm ái và sang trọng trên những bộ chăn ga gối khách sạn 5 sao? Chắc hẳn ai cũng mong muốn sở hữu một bộ chăn ga tương tự cho không gian phòng ngủ của mình.

Cổng nhà, hàng rào đẹp mắt làm từ cây duối trên trăm tuổi

Cổng nhà, hàng rào đẹp mắt làm từ cây duối trên trăm tuổi

Không gian sống - 2 ngày trước

Nhiều hộ dân tại xã Tùng Ảnh, Đức Thọ (Hà Tĩnh) đang giữ được cổng nhà làm bằng cây duối cổ thụ, tạo nên vẻ đẹp bình yên, thơ mộng trên quê hương cố Tổng Bí thư Trần Phú.

Leo khoẻ, chịu nắng tốt lại cho hoa quanh năm, cây cảnh trồng ban công này vừa mát vừa đẹp

Leo khoẻ, chịu nắng tốt lại cho hoa quanh năm, cây cảnh trồng ban công này vừa mát vừa đẹp

- 2 ngày trước

GĐXH – Đây là cây cảnh leo khỏe chịu nắng tốt, hoa cho quanh năm mà những ai đang muốn tìm để trồng ban công nên lựa chọn. Không những vậy, cây cảnh này còn rất dễ chăm sóc, giá lại rẻ.

Phòng khách có những dấu hiệu này cần sửa ngay kẻo mất tiêu tài lộc

Phòng khách có những dấu hiệu này cần sửa ngay kẻo mất tiêu tài lộc

- 3 ngày trước

GĐXH - Phòng khách như "bộ mặt" của ngôi nhà, là nhân tố góp phần quyết định hỉ tài, vượng khí… nên rất cần bài trí đúng phong thủy. Theo quan niệm phong thủy, sau đây là những lỗi dễ phạm khi sắp đặt phòng khách.

Top