Hà Nội
23°C / 22-25°C

Những cách quản lý email hiệu quả

Thứ năm, 15:00 05/01/2017 | Sản phẩm - Dịch vụ

Không để tồn đọng quá nhiều email mà cần giải quyết dứt điểm, thiết lập các bộ lọc và chế độ lưu trữ phù hợp cho thông tin quan trọng.

Hạn chế thư rác

Hiện có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email, nên chọn hòm thư của những hãng tích hợp bộ lọc thư rác (spam) để tin nhắn quan trọng không bị "chìm nghỉm" trong những email quảng cáo vô bổ.

Xử lý dứt điểm

Đọc email theo tứ tự từ trên xuống dưới, mở từng thư ra và xử lý ngay. Khi đó cần lập tức đưa ra quyết định như trả lời ngay cho người gửi thư, đưa vào danh sách các việc cần làm, chuyển tiếp thông tin cho đồng nghiệp, lưu trữ hay xóa email không cần thiết. Kết thúc email nhanh chóng để bắt tay giải quyết email khác. Cần tạo thói quen xử lý dứt điểm và đừng chần chừ để email tồn đọng.

Phân loại nhóm

Cần tạo quy tắc hoặc thư mục để tập trung vào một chỗ những email của từng đối tác hay từng công việc cụ thể. Điều này giúp bạn dễ dàng hình dung luồng thông tin, tìm kiếm email và trả lời nhanh chóng.

Lập danh sách ưu tiên

Đừng "nhồi nhét" quá nhiều email vào danh sách các việc cần làm. Thay vào đó, ngồi xem kỹ các nội dung thiết yếu rồi thiết lập danh sách những email cần ưu tiên giải quyết trước. Có thể lập danh sách đơn giản bằng cách viết ghi chú lên tờ giấy dán cạnh màn hình máy tính hoặc lưu trên laptop.

Tạo email phụ

Khi đăng ký thông tin tại những trang web mua sắm hay dịch vụ, hộp thư người dùng sẽ nhanh chóng bị "dội bom" tin nhắn quảng bá. Có thể tạo quy tắc để lưu trữ những email này vào một thư mục riêng. Tuy nhiên tốt nhất nên tạo mới một địa chỉ email dành riêng cho việc đăng ký nhận những tin khuyến mãi.

Tạo mục câu hỏi thường gặp

Để hạn chế những email có các câu hỏi phổ biến hoặc lặp đi lặp lại, cần viết mục câu hỏi thường gặp (FAQ) trên trang web của công ty bạn dựa trên những gì khách hàng hỏi nhiều nhất. Nhờ vậy khi nhận được tin nhắn hỏi câu hỏi tương tự, thay vì tốn nhiều thời gian trả lời, bạn có thể đơn giản hướng người gửi đến trang web có sẵn thông tin phúc đáp.

Quyết đoán

Nhiều người lo lắng có nên xóa email hay không vì sợ nếu đã xóa đi thì muốn tìm lại những thông tin cần thiết sẽ không còn nữa. Thế nên hòm thư cứ luôn dồn ứ và đầy dung lượng cho phép. Vì vậy cần chọn chọn các email quan trọng và trả lời rồi lưu trữ các email này. Còn những thư khác cần "mạnh tay" dọn sạch sẽ.

Trả lời ngắn gọn

Sau khi đã lọc các email cần được trả lời, đừng cố viết câu trả lời dài dòng. Xác định rõ nội dung cần phúc đáp, sau nó trả lời một cách ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Những điều quan trọng có thể làm nổi bật bằng các gạch đầu dòng.

Theo Vnexpress

Bình luận
Xem thêm bình luận
Ý kiến của bạn
Xăng dầu tiếp tục tăng giá, xăng RON95-III chạm 25.000 đồng/lít từ 15h chiều nay

Xăng dầu tiếp tục tăng giá, xăng RON95-III chạm 25.000 đồng/lít từ 15h chiều nay

Giá cả thị trường - 30 phút trước

GĐXH - Bộ Công thương vừa công bố giá bán lẻ xăng dầu mới áp dụng từ 15h chiều nay (28/3).

Lãi suất Agribank mới nhất: Có 300 triệu gửi tiết kiệm 12 tháng nhận lãi bao nhiêu?

Lãi suất Agribank mới nhất: Có 300 triệu gửi tiết kiệm 12 tháng nhận lãi bao nhiêu?

Giá cả thị trường - 1 giờ trước

GĐXH - Ngân hàng Agribank công bố bảng lãi suất tiết kiệm cho khách hàng cá nhân từ 0,2 - 4,7%/năm tùy vào kỳ hạn. Theo đó, có 300 triệu gửi tiết kiệm ở ngân hàng này kỳ hạn 12 tháng cho số lãi khoảng 14,1 triệu đồng.

Giá vàng hôm nay 28/3: SJC bất ngờ tăng phi mã, vàng nhẫn Bảo Tín Minh Châu, Mi Hồng lại giảm

Giá vàng hôm nay 28/3: SJC bất ngờ tăng phi mã, vàng nhẫn Bảo Tín Minh Châu, Mi Hồng lại giảm

Giá cả thị trường - 1 giờ trước

GĐXH - Giá vàng hôm nay ở vàng miếng SJC tiến sát mốc 81 triệu đồng/lượng, giá vàng nhẫn tròn ở mức 70 triệu đồng/lượng.

Giá iPhone 13, iPhone 13 Pro, iPhone 13 Pro Max mới nhất gây sốc bởi rẻ chưa từng có, trang bị siêu 'xịn sò'

Giá iPhone 13, iPhone 13 Pro, iPhone 13 Pro Max mới nhất gây sốc bởi rẻ chưa từng có, trang bị siêu 'xịn sò'

Giá cả thị trường - 6 giờ trước

GĐXH - Giá iPhone 13, iPhone 13 Pro, iPhone 13 Pro Max mới nhất đang làm người mua sửng sốt bởi giảm giá sập sàn cuối tháng.

Cách chọn kem chống nắng an toàn có giá dưới 500K

Cách chọn kem chống nắng an toàn có giá dưới 500K

Sản phẩm - Dịch vụ - 6 giờ trước

GĐXH - Kem chống nắng giúp bảo vệ làn da trước tác động xấu từ ánh nắng mặt trời, giúp chống lão hóa và ung thư da hiệu quả. Dưới đây là gợi ý những cách lựa chọn kem chống nắng phù hợp với làn da mà giá chưa tới 500k.

Cụ bà 77 tuổi đi tìm mua mộ phần cho mình dù đang khỏe mạnh, dặn dò con cháu nhiều "quy tắc" khi về với tổ tiên

Cụ bà 77 tuổi đi tìm mua mộ phần cho mình dù đang khỏe mạnh, dặn dò con cháu nhiều "quy tắc" khi về với tổ tiên

Xu hướng - 6 giờ trước

GĐXH - Với quan điểm có mặt ở trần gian giống như một nhiệm kỳ công tác nên bà Lê Thị Bích Hường đã tìm mua "nơi yên nghỉ" ngay khi bản thân đang rất khỏe mạnh. Thậm chí, bà còn yêu cầu các con, họ hàng phải thực hiện nhiều "không" trong lễ tang của mình.

Xe ga 110 cc rẻ nhất thị trường: Chỉ 22 triệu mà đẹp hơn cả Lead, sẵn sàng thay thế Honda Vision

Xe ga 110 cc rẻ nhất thị trường: Chỉ 22 triệu mà đẹp hơn cả Lead, sẵn sàng thay thế Honda Vision

Giá cả thị trường - 6 giờ trước

GĐXH - Xe ga 110cc giá rẻ hơn cả Honda Vision, thu hút khách hàng bằng thiết kế đẹp, bắt mắt hơn so với Honda LEAD.

Choáng váng giá của 8 siêu xe đắt nhất Việt Nam

Choáng váng giá của 8 siêu xe đắt nhất Việt Nam

Xu hướng - 8 giờ trước

8 chiếc siêu xe này có tổng giá trị gần 800 tỷ đồng, mỗi khi chúng xuất hiện trên phố đều khiến mọi người phải ngắm nhìn.

Top 6 loại trái cây nhiều vitamin C tốt cho sức khỏe, giá rẻ bèo

Top 6 loại trái cây nhiều vitamin C tốt cho sức khỏe, giá rẻ bèo

Sản phẩm - Dịch vụ - 8 giờ trước

GĐXH - Vitamin C là loại vitamin cơ thể không thể tự tổng hợp và cũng không dự trữ được mà cần phải bổ sung thông qua nguồn thực phẩm hàng ngày. Dưới đây là những loại quả rẻ tiền, chứa nhiều Vitamin C.

Chuyên gia: Chung cư Hà Nội tăng nhưng chưa tới mức "ngáo giá"

Chuyên gia: Chung cư Hà Nội tăng nhưng chưa tới mức "ngáo giá"

Bảo vệ người tiêu dùng - 22 giờ trước

Chuyên gia cho rằng, chung cư Hà Nội chưa "ngáo giá", sự tăng giá này đang phần nào phản ánh quan hệ cung cầu.

Top