Hà Nội
23°C / 22-25°C

10 quy tắc phải biết khi sử dụng email

Thứ sáu, 08:00 26/02/2016 | Sản phẩm - Dịch vụ

Sử dụng email được xem như một trong những thao tác đơn giản, nhưng trước khối lượng lớn email phải xử lý mỗi ngày, không ít người có thể vẫn mắc những sai sót gây ảnh hưởng đến tác phong chuyên nghiệp.

Dưới đây là 10 quy tắc nên biết để sử dụng email một cách thích hợp hơn, theo tổng hợp trên Business Insider.

Phải có tiêu đề trực tiếp, rõ ràng

Quyết định có nên mở một email hay không phụ thuộc rất nhiều vào tiêu đề. Vì vậy, hãy đầu tư nhiều vào phần tiêu đề bằng cách viết rõ ràng, trực tiếp liên hệ với nội dung thông tin chính mà người nhận cần được biết hoặc đang quan tâm.

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn làm việc cho một công ty, bạn nên sử dụng địa chỉ email của công ty bạn. Nhưng nếu bạn dùng email cá nhân hãy tạo một địa chỉ email có thể truyền đạt cho người nhận biết chính xác họ đang nhận email từ ai.

Tránh sử dụng biệt danh hay những tên gọi không phù hợp với môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Nghĩ hai lần trước khi nhấn nút ‘Reply all’ (Trả lời tất cả)

Không ai muốn đọc những email trả lời từ người khác mà không liên quan trực tiếp đến mình. Vì thế, chỉ nhấn nút "reply all" trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách nhận mail cần phải biết câu trả lời của mình.

Nếu không, hãy chỉ trả lời riêng cho người gửi email để tránh làm phiền những người khác.

Nên trả lời tất cả các email bạn nhận được

Thật khó và tốn thời gian để trả lời tất cả các email, nhưng nếu có thể bạn hãy sắp xếp để phản hồi lại tất cả các email bạn nhận được cho người gửi - ngay cả khi các email đó không chỉ được gửi riêng cho bạn.

Bạn cũng nên cân nhắc, không cần phải nhấn nút "reply all" nếu không thật sự cần thiết.

Hạn chế sử dụng dấu chấm than

Theo chuyên gia tư vấn nghề nghiệp Barbara Patcher, việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than ở cuối mỗi câu thể hiện khả năng yếu kém của một người trong việc tự quản lý cảm xúc cá nhân.

Dấu chấm than có chức năng truyền tải cảm xúc mạnh hoặc sự phấn khích. Vì vậy mà nó cần được sử dụng một cách thông minh và tiết kiệm trong các văn bản.

Soát lỗi trước khi gửi

Bạn có thể không nhận ra sai lầm của mình trong khi viết, nhưng người nhận email hoàn toàn có khả năng nhận ra và đánh giá bạn dựa trên những lỗi sai đó. Hãy dành thời gian đọc lại vài lần để kiểm tra lỗi chính tả, dấu câu, nội dung chính xác nhất mà bạn muốn truyền đạt.

Thêm địa chỉ người nhận ở bước cuối cùng

Để tránh trường hợp lỡ tay gửi một email còn đang viết dở, bạn nên thêm địa chỉ người nhận ở thao tác cuối cùng trước khi chắc chắn tất cả mọi thứ đã sẵn sàng để có thể gửi đi.

Kiểm tra kỹ để chọn đúng người nhận

Gửi nhầm email có thể gây khó chịu, khó xử cho cả người nhận lẫn người gửi. Bạn không nên chủ quan khi gõ tên người nhận vì có thể có nhiều tên trùng nhau trong danh sách.

Hãy kiểm tra thật kỹ để chắc chắn rằng đó là người bạn muốn gửi.

Chọn phông chữ cơ bản

Đối với thư tín trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, nên giữ phông chữ, màu sắc, kích cỡ cơ bản. Tốt nhất là cỡ chữ 10 - 12, phông chữ dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman. Về màu sắc, màu đen là sự lựa chọn an toàn nhất.

Cẩn thận với những nội dung được viết ra

Tướng David Petraeus, cựu lãnh đạo Cơ quan tình báo trung ương (Central Intelligent Agency - CIA) đã từng cảnh báo rằng mọi thông tin lưu trên không gian số sẽ luôn còn ở đó và không có gì là bí mật.

Nói một cách khác, bạn nên cẩn thận với những gì mình viết ra, tránh những nội dung gây hại cho tổ chức, công ty hoặc gây tổn thương cho người khác.

Email cũng là một hình thức nguy hiểm vì nó dễ dàng được chuyển tiếp (forward) cho người khác.

Theo Phương Anh/Thanh niên

Bình luận
Xem thêm bình luận
Ý kiến của bạn
VNDirect thông báo ngày hoạt động trở lại

VNDirect thông báo ngày hoạt động trở lại

Xu hướng - 1 giờ trước

GĐXH - Sáng nay (29/3), VNDirect thông báo đã thực hiện thông luồng giao dịch thành công trên môi trường giả lập vào 21 giờ ngày hôm qua 28/3.

Nhiều học sinh phải nhập viện sau khi ăn kẹo bán trước cổng trường, công an vào cuộc

Nhiều học sinh phải nhập viện sau khi ăn kẹo bán trước cổng trường, công an vào cuộc

Bảo vệ người tiêu dùng - 1 giờ trước

GĐXH - Nhiều học sinh Trường THCS Hành Tín Tây (Quảng Ngãi) ăn kẹo không rõ nguồn gốc, xuất xứ được bán trước cổng trường, sau đó có biểu hiện giống ngộ độc thực phẩm như: nôn ói, đau bụng...

Khách hàng MSB đổ bệnh vì 58 tỷ tiền tiết kiệm bất ngờ 'bốc hơi', chỉ còn hơn 93.000 đồng

Khách hàng MSB đổ bệnh vì 58 tỷ tiền tiết kiệm bất ngờ 'bốc hơi', chỉ còn hơn 93.000 đồng

Bảo vệ người tiêu dùng - 1 giờ trước

GĐXH - Sau khi số tiền 58 tỷ đồng trong tài khoản Ngân hàng MSB "bay hơi", bà N.T.L đã "mất ăn, mất ngủ", tinh thần suy sụp và gia đình bất hòa liên miên.

Vụ hệ thống của chứng khoán VNDirect bị tấn công: Bao giờ hệ thống giao dịch trở lại?

Vụ hệ thống của chứng khoán VNDirect bị tấn công: Bao giờ hệ thống giao dịch trở lại?

Bảo vệ người tiêu dùng - 2 giờ trước

GĐXH - Đại diện VNDirect cho biết, dự kiến trong ngày hôm nay (29/3) sẽ hoàn tất các thủ tục với cơ quan quản lý an toàn an ninh thông tin để có thể chính thức kết nối với hai Sở giao dịch chứng khoán HOSE và HNX. Đến ngày 01/4, hệ thống dự kiến trở lại.

Giá lăn bánh Mitsubishi Xpander Cross mới nhất ưu đãi giảm cực sâu, sẵn sàng cạnh tranh với Suzuki XL7

Giá lăn bánh Mitsubishi Xpander Cross mới nhất ưu đãi giảm cực sâu, sẵn sàng cạnh tranh với Suzuki XL7

Giá cả thị trường - 3 giờ trước

GĐXH - Giá lăn bánh Mitsubishi Xpander Cross đang có ưu đãi vô cùng tốt, có thể nắm giữ ưu thế cực lớn để có thể cạnh tranh với đại kình địch Suzuki XL7.

Lãi suất ngân hàng đang tăng trở lại: Gửi 300 triệu đồng kỳ hạn 12 tháng nhận bao nhiêu tiền lãi?

Lãi suất ngân hàng đang tăng trở lại: Gửi 300 triệu đồng kỳ hạn 12 tháng nhận bao nhiêu tiền lãi?

Giá cả thị trường - 6 giờ trước

GĐXH - Lãi suất ngân hàng đang có xu hướng tăng trở lại, dao động quanh ngưỡng 1,6-9,5%, nếu có 300 triệu đồng gửi kỳ hạn 12 tháng sẽ có số lãi tương ứng tùy ngân hàng.

Cận cảnh xe ga đẹp hơn cả SH Mode, tiện nghi hơn Lead, giá 44 triệu, đối đầu Air Blade

Cận cảnh xe ga đẹp hơn cả SH Mode, tiện nghi hơn Lead, giá 44 triệu, đối đầu Air Blade

Giá cả thị trường - 7 giờ trước

GĐXH - Xe ga được so với SH Mode có cốp rộng ngang Lead mà giá chỉ 44 triệu đồng sẽ thay thế Air Blade trong thời gian tới.

Giá vàng hôm nay 29/3: Vàng nhẫn Bảo Tín Minh Châu, Doji đồng loạt tăng dữ dội

Giá vàng hôm nay 29/3: Vàng nhẫn Bảo Tín Minh Châu, Doji đồng loạt tăng dữ dội

Giá cả thị trường - 8 giờ trước

GĐXH - Giá vàng hôm nay ở nhẫn tròn trơn đã vượt 70 triệu đồng, tăng tới 300.000/lượng chỉ trong 1 ngày.

Thịt bò Kobe nổi tiếng giá siêu rẻ trên 'chợ mạng', chất lượng ra sao?

Thịt bò Kobe nổi tiếng giá siêu rẻ trên 'chợ mạng', chất lượng ra sao?

Bảo vệ người tiêu dùng - 9 giờ trước

Thịt bò Kobe vốn đắt đỏ. Nhưng loại thịt bò thượng hạng này đang được rao bán trên "chợ mạng" với giá siêu rẻ khiến nhiều người nghi ngại về chất lượng.

Michelin Guide vinh danh khu nghỉ dưỡng Regent Phu Quoc

Michelin Guide vinh danh khu nghỉ dưỡng Regent Phu Quoc

Sản phẩm - Dịch vụ - 22 giờ trước

Michelin Guide vừa giới thiệu danh sách 11 khách sạn giữa thiên nhiên ấn tượng nhất châu Á với những cái tên đáng chú ý như The Ritz-Carlton Hong Kong, Capella Singapore... Khu nghỉ dưỡng Regent Phu Quoc thuộc khu phức hợp nghỉ dưỡng – giải trí Phu Quoc Marina vinh dự là đại diện Việt Nam duy nhất góp mặt trong danh sách này.

Top